努力的読書日記 本好き人生37年
ほぼ1万冊を読んだ本好きが書く「引用&感想」

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報告・連絡・相談の質

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引用 P183

 仕事には報告・連絡・相談がつきものです。(中略)

 しかし、部下が成長しても、いつまで経っても過剰なスタイルを変えない上司がいます。口頭で済むようなことでも報告書の提出を求めたり、一から十まですべてを望んだりするのです。過剰な報告・連絡・相談は、部下がそれぞれの準備をするのに工数をかけ、実際の報告の場面では上司・部下ともに工数をかけることになります。通常、何かあったとき責任を取るのは上司ですから、多くの場合、保身のために過剰になっているのです。

 過剰な報告・連絡・相談は部下に権限委譲をしないということです。責任と権限は対になっていますから、それらをあいまいにすることが部下の責任感を希薄にしたり、部下の成長や自主性を阻害したりするムダを発生させます。




 こういう報告・連絡・相談に関しては、各個人個人で基準が違うため、「彼は報告が細かすぎる」とか「報告が全然ない!!」などとトラブルのもとになることが多いです。

 上司側が「私はこういうことに関しては必ず即報告が欲しい、それ以外は日報などで構いません」などとラインを引いてくれれば一番良いのですが、部下から「どういう基準で報告したら良いですか?」と聞くことで、ダメな部下だ評価は回避されます(笑)

 どっちに立っても難しい・・・・。

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オフィスの「業務改善」99のしかけ 松井順一
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オススメの理由:即使えるネタが99個です。1割しか当てはまらないにしても(もっと当てはまると思いますが)業務が改善します。改善って、思い込みを捨てることなんですよね。99個は「仕事そのもの」「段取り・手順」「時間」「コミュニケーション」「管理・報告」「仕事品質」「気持ち」「常識」という分野です。
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いつまでWチェックするの?

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引用 P96

 さらに正確さを期するためにWチェックをすることもよくあります。Wチェックをして問題が見つかり、修正されたとき「時間をかけてWチェックをしてよかった」と思いますか?これからもWチェックをしなければならないと思いますか?チェックしてミスや抜けが発見されて修正していくことが果たしてよい仕事をしていると言えるのでしょうか?(中略)

 問題の発生原因を放置し根治的改善をしなければ、いつまでもWチェックという価値を生まない仕事をし続けなければならない上に後で修正するというムダを発生させています。

 逆にチェックしても問題がまったく見つかっていないのにもかかわらずチェックをし続けていることはありませんか?もしそのようなことがあれば問題のない仕事を安心を得るためだけに価値を生まないチェックをするというムダを発生させています。




 衝撃ですね。自分の仕事の価値をぶち壊されているようで気分が悪い人もいるでしょうけど、こういう衝撃的なヤツが仕事の質を上げるのです。

 どうぞ、チェックしてみてください。俺の私の仕事はムダなのか?と。

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目的を伝えよう

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引用 P71

「部下が言われたことしかしない」「自分で考えようとしない部下が増えてきた」という管理者の悩みを聞くことがあります。そのような管理者に仕事の指示の仕方を聞いてみると共通点が見られます。手順で仕事を指示しているのです。手順だけを示されたら、部下は手順通りに作業をおこなうことが仕事だと思ってしまいます。(中略)手順での仕事の指示は、部下がその仕事について考える機会をつぶし、対応も応用もできないムダを発生させます。

 まずは、仕事の指示の仕方を見直してみましょう。部下に仕事の目的を伝えているでしょうか?目的が達成されてば仕事は完了するのですから、それまでの手順は変わっても問題はないはずです。手順ではなく目的を伝えることが必要です。




 良かれと思って、簡単に手順だけ伝えてしまうことが多いので、今後は気をつけます!!

 皆さんはいかがでしょうか?目的を明確にすることが、指示を出す方もササッとはでてこないので、結構手順で言ってしまっているのでは?

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マニュアルのチェック法

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引用 P61

 ところが手順を決めることがよいことだと仕事の品質に関係ない作業の順番ややり方まで事細かく決めてしまうことがあります。作業性を犠牲にして、例えば右利き左利きといった個人的特性の違いも無視した手順は、仕事の生産性・品質共に逆に低下させてしまうことになり、ムダを発生させます。行き過ぎた手順化は、実態とかけ離れた仕事を人に強いるだけでなく、仕事における工夫や改善の余地も奪い、仕事をこう着したものにしてしまい、人の成長も仕事の進化をも阻むことになります。

 現在の手順書を見てみましょう。今の手順は本当に変えてはいけないのか、みんなで検討しましょう。あえて規定する必要がないと思われる部分はないでしょうか。次に、作成した手順書と実際の手順を比べてみましょう。規定された手順と異なる手順で仕事をしていませんか?もし、規定する必要のない手順や異なる手順があれば、そこに仕事の手順を決めすぎるムダが潜んでいます。




 このような角度で手順書やマニュアルを確認するとより良いものたちができあがるのでしょう。

 でも、正直難しいなぁと思う部分は、多くの人は自分のやり方が一番だと思い、人のいうことは聞きたくないという事実です。もともと合理的な考え方の人と独自性を重んじる人では全くやり方が違う。

 責任者が細かいマニュアルを作りたくなってしまうことも「ごもっとも」でわかります。同じ職場でそういった思いまで共有することで、この件は彼に譲ろうとか、この方法だけは通させてほしい、自分は細かすぎるのではないか?など色々考えることも、結果としてプラスになるのだと思います。

 今日から10月です。ハロウィン型のランキングボタンにしてみました。

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本当のムダとは

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引用 P18
 ムダとは価値のないモノを指します。では、価値は誰にとっての価値でしょうか?ビジネスの世界では、それは当然、顧客となります。顧客にとって価値のないモノをムダと言います。顧客にとって何の効用も効果もないモノはムダです。ところが組織内でのムダは、自分たちにとって必要のあるなしで判断されています。顧客に価値を提供するために必要なことはムダではないと思っています。しかし、それは組織側の勝手な言い分です。(中略)

 ムダ取り改善とは、組織が必要と思って行っている仕事の中で、顧客に価値を提供していない仕事をやめることです。早くする改善でも効率的にする改善でもありません。価値のない仕事をやめて、価値のある仕事をその分増やすことがムダ取り改善です。他者がやめられない、会社にとって必要で顧客に価値を提供していない仕事を見つけ出し、やめることができるか否かが競争力となるのです。




 本では「顧客に求められて、見積書を出す際に部長の承認印がいり、それに時間がかかってしまって、その場で見積もりを出せないこと」を具体例としてあげています。そして「価値をわからなくしてしまうものは、必要と常識」だそうです。そして自分の仕事で顧客に直接価値を提供しているものが何か名言できますか?と問うています。

 私も含め、多くの人は、早くやるための効率的な方法を必死に探しますが、「必要なことだけやる」というシンプルさが、顧客にダイレクトに価値を提供できるのかもしれません。

 あまりに細かすぎる指示やマニュアルも良いかもしれませんが、時代が逆方向へ進んでいるような気がします。そして数年、または数十年経つと、「やはり細かいマニュアルだ!」となるのかも。

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千葉市在住の30代です。子供の頃から読書が好きで好きで好きで好きで、無人島に行くなら書店を持っていきたいです。

幼少期の読み聞かせから、童話、名作、コミック、ビジネス書、フィクション、月刊誌、オヤジ系雑誌まで何でも読む活字中毒です。本がないと眠れません。

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