努力的読書日記 本好き人生37年
ほぼ1万冊を読んだ本好きが書く「引用&感想」

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一番ダメな業務改善



引用 P107

 業務効率を改善するために最初にすべきことはなんでしょうか。

 それはやらなくてもいい作業を見つけ出すことです。

 業務改善のゴールの一つは最短の処理ルートをつくることであり、それが本当にベストなのかという疑問を持ち、不要な作業はないかと検討することが必要です。

 たとえば、印字された総勘定元帳を後で見やすくするため、勘定科目名を記載したインデックスを貼る作業をしている人がいると仮定しましょう。

 この作業を改善し、少しでも処理スピードを上げるにはどうしたらよいのでしょうか。

 すぐに思いつくのが、「科目名が事前に印字されているインデックスを購入する」という解決策です。これにより、いちいち手作業で科目名を記入する手間が省け、一気に作業のスピードが上がるはずです。

 ところが実は、これこそが間違った業務改善方法なのです。

 経営学の父、ピーター・F・ドラッカーは「間違った問いへの正しい答えほど始末におえないものはない」と言っています。

 一番ダメな業務改善は、そもそも必要のない作業に対する訓練を行い、処理スピードを上げることです。その努力はまったくのムダであるだけでなく、それだけの努力を重ねてしまうと、その作業をすごく大事なもの、かけがえのないものであるように思ってしまうのです。これは業務改善をするうえで大きな障害となってしまいます。




 必要な問いは「誰のためにやっているのか、何のためにやっているのか?」です。この総勘定元帳を実際に見る人は、実は社内の人ではなく、税務署員・・・・。税務署員のために一生懸命見栄え良く、コストをかけて「素晴らしい」総勘定元帳を作る。そんなのバカバカしいですね。

 以前、TOYOTAで社内プレゼンにパワーポイントを使った資料の作成禁止というニュースがありましたが、これも「これでもか?」と時間をかけて最高の資料を作って自己満足100点!という社員が多くて、できたルールだと思います。

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先祖がえりとは



引用 P79

 ノートとデスクトップなど複数のパソコンを利用する人にとって、しばしば起こるトラブルが「先祖がえり」というものです。

 先祖がえりとは、別のパソコンでデータ修正をしたためファイルの正本がいくつもできてしまい、どのファイルが最新版かわからなくなって、古いファイルを利用してしまうことです。

 そういうミスを何度もしてしまう私のような人におすすめなのが、「Dropbox」というツールです。

 すでに使っている方も多いとは思いますが、インターネットに接続さえしていれば、このツールを入れたパソコン同士でほとんどタイムラグなくファイルを同期(最新版への更新)することができるのです。(中略)

 自動的にネット上にバックアップが取れることにより、万一パソコン内のハードディスクが壊れたときでも、このフォルダの中のファイルはいつでも復元することができます。(中略)

 また、同じ仕事をするチームのメンバーが別のオフィスにいる場合などでも、フォルダごとにアクセス権限を与えることで、ファイルの最新版を共有できるようになります。

 現状の仕事のやり方として、作業したファイルをメールに添付して送っている、という方もいらっしゃるでしょう。これではサイズの大きいファイルを送付すると、受け取るのも面倒なうえ、古いファイルを「先祖がえり」させてしまう事故も起こりがちです。




 よくやっています(笑)誰もが経験がありますね、きっと。

 この『先祖がえり』と『のあぁぁぁぁぁぁ・・・・・上書保存しないで熱中製作中の資料ファイルがフリーズしたぁぁぁぁぁ』というやつ。名前はよく分かりません。

 Dropboxは仕事のできる元後輩が教えてくれたけど、実際に使っていませんでした。でも便利そうだなぁ・・・・。実際使っている人います?どんなだろう。


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自分がいらない世界



引用 P42

 私が顧客である企業に業務効率化を提案する際に感じるのは、経理担当者が自分にしかわからない処理方法をしていることが多いということです。

 もちろん、それが一番よい方法であると思っての創意工夫の結果なのでしょう。

 しかし、全体の流れを考えると、その業務の流れが最短ルートでの処理とは思えず、明らかに遠回りしていると感じることがあります。

 とくに経理パーソンは、マニュアルや経理規定などでルールを決めていたとしても、知らず知らずのうちにじわじわとオリジナルの処理方法を増やしてしまいがちなのです。(中略)

「業務量が多すぎるので合理化をしたい」と口では言いながらも、自分自身にしかできない処理方法を増やして仕事を囲い込むことで、社内での地位をなんとか確保しようとする。厳しい言い方ですが、そのような経理パーソンをたくさん見てきました。(中略)

 そのなかで経理パーソンとして今以上に評価されたいのであれば、まずは「自分自身を必要としない仕組みをつくる」ことに最大限尽力すべきです。

 常に業務を効率化し、誰でも作業できるようなシステムをつくり上げた人には、会社は必ずもっと価値がある別の仕事を提供します。その方がはるかに会社の成長につながるからです。




 自分がいらない状態を作るということに多くの人は無意識に恐怖心を覚えると思います。それは自分の存在価値を捨てる行為だからです。でもこの行為をした人には更に大きな別の責任を組織は与えるはずです。

 アイデンティティを捨てる(『できる経理責任者』とか『敏腕マネージャー』とか『◯◯部門担当役員』とか)ということは、特に男性にとってみると『死』と同じ程に精神的苦痛を伴うはずです。

 理屈を分かっていても、大抵の人はできません。ということは『できたらすごい』ってこと。ってことは、まとめるとバンジージャンプできる人はすごいってことですよね?

 違う?


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Author:yossy
千葉市在住の30代です。子供の頃から読書が好きで好きで好きで好きで、無人島に行くなら書店を持っていきたいです。

幼少期の読み聞かせから、童話、名作、コミック、ビジネス書、フィクション、月刊誌、オヤジ系雑誌まで何でも読む活字中毒です。本がないと眠れません。

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